Montagmorgen, 9.30 Uhr, das E-Mail-Postfach platzt wieder einmal aus allen Nähten, also wieder keine Zeit für ein Frühstück. Diese Situation ist fast schon bezeichnend für den Start in den täglichen Office-Alltag. Auch wenn sich jeder über unnötige „CC-Mails“ und Betreffzeilen, die mit „FYI“ beginnen ärgert, wird die E-Mail als internes Kommunikationsinstrument nur von wenigen in Frage gestellt. Doch mit der Revolution der privaten Vernetzung durch Facebook & Co. beginnt langsam auch die Diskussion über alternative Tools, welche die Vorteile sozialer Netzwerke auch in Teams und Unternehmen nutzbar machen. Sogar die „Zeit“ berichtet im aktuellen Magazin bereits über „das Ende von @was“.
Es scheint, als würde die sanfte Revolution hin zu „sozialer Zusammenarbeit“ in Unternehmen und kreativen Teams langsam aber sicher an Fahrt aufnehmen.

Teamorganisation „Zwei Null“

Gerade kreative Unternehmen und Agenturen stehen bei der Teamorganisation oft vor dem Problem, dass sowohl die eigenen Kunden als auch Freelancer und externe Partner in die eigenen Vorhaben mit einzubeziehen sind, was dann schnell in einer Vielzahl von Dokumenten und Nachrichten mit unterschiedlichsten Versionsständen endet, die am Ende keiner mehr wirklich überschaut. Dabei ist eine Lösung so naheliegend: Mit Hilfe eines internen und projektbezogenen sozialen Netzwerks werden alle Teammitglieder miteinander vernetzt und tauschen Nachrichten und Aufgaben schnell und komfortabel aus. Werden neue Mitglieder im nachhinein in ein laufendes Projekt einbezogen, stehen alle Informationen in der richtigen zeitlichen Abfolge zur Verfügung. Dies spart Zeit bei der Informationsweitergabe und macht aufwändige Meetings und Telefonate, die bisher nötig waren, um den aktuellen Projektstand zu erörtern im Regelfall obsolet.

Usability als Erfolgsfaktor für moderne Tools

E-Mail-Clients haben sich bis auf wenige „Verschönerungsmaßnahmen“ seit Jahren nicht maßgeblich in Sachen Bedienbarkeit und Usability verändert. Die Nachverfolgbarkeit und Zuordnung von Nachrichten zu einzelnen Themen ist dabei meist zeitaufwändig und uneffektiv. Dagegen kann ein Social Network heute ganz andere Möglichkeiten bieten: Eine „sexy“ Oberfläche ist dabei nur ein Aspekt, der aber maßgeblich über die Akzeptanz eines neuen Tools im Unternehmen entscheidet. Die Vorgehensweise, wie man mit Nachrichten und Kommentaren umzugehen hat, kennen dabei die meisten Mitarbeiter bereits aus dem privaten Umfeld, eine Einarbeitungsphase ist deshalb nicht nötig und Teammitglieder, die soziale Netzwerke im privaten Umfeld täglich benutzen, werden die Vorteile ihrer neuen Arbeitsumgebung ab dem ersten „Login“ sofort zu schätzen wissen.

Kommunikation plus Aufgaben = Task Communication

In kreativen Teams oder im Agenturbereich geht es aber meist nicht nur um den reinen Austausch von Nachrichten. Den Kern bilden Aufgaben, die innerhalb des Teams zu koordinieren und abzuarbeiten sind. Deshalb wird das Aufgabenmanagement direkt ins Social Network integriert und damit Dreh- und Angelpunkt der Zusammenarbeit. Nachrichten und Kommentare werden Teil der einzelnen Aufgaben und stehen somit immer im richtigen Kontext. Durch diese schlagkräftige Verbindung wird die interne E-Mail und eine oft vorhandene Excel-Liste zur Aufgabenverwaltung endlich überflüssig, denn zur Teamorganisation sind beide Komponenten nicht mehr notwendig.

Social Networking auch für kleine und mittlere Teams

Waren Lösungen zur Integration eigener sozialer Netzwerke bis vor kurzem nur großen Unternehmen vorbehalten, erreicht der Trend zum Enterprise Social Networking immer mehr auch die kleinen und mittleren Teams. Flexible und preiswerte Lösungen, die Kommunikation und Aufgabenmanagement miteinander verbinden werden durch Cloud-Modelle endlich bezahlbar. Müssen sich Großunternehmen oft Gedanken machen über Policies und einen Kodex zum Einsatz dieser modernen Tools, ist die Denkweise des Web 2.0 in kleinen Unternehmen schon seit langem vorhanden, nur an den passenden Werkzeugen scheiterte es bisher. Mit Social PM entry steht kreativen Köpfen ein Task Communicator zur Verfügung, der gerade kleine Teams in Sachen Kommunikation und Zusammenarbeit auf eine neue Stufe hebt. Dies überzeugt nicht nur die eigenen Mitarbeiter, sondern auch Kunden und externe Partner, denn E-Mail und „Eins-Null“ war gestern!

 

Über den Autor:

 

Michael Krebs beschäftigt sich als Head of Business Development bei esentri mit den aktuellsten Entwicklungen zur moderner Zusammenarbeit in Unternehmen und dem Einsatz von Enterprise Social Networking Lösungen. Im Duesentrieb-Blog (www.esentri.com/blog) veröffentlicht Michael Krebs regelmäßig Artikel zu aktuellen Enterprise 2.0 und Social Enterprise – Entwicklungen.

5 Comments

  • Naja… Firmen, die in den letzten Jahren auf E-Mails als Projektmanagement-Tool gesetzt haben, ist eh nicht mehr zu helfen. Dafür gibt es schon seit Jahren dutzende, professionelle Management-Tools. Warum deshalb die pltzlich E-Mail tot sein soll, ist mir nicht klar. Ist das Telefon jetzt auch tot, weil man alles „sozial“ im Netz haben muss statt zu telefonieren? „Soziale Spielerein“ sorgen im Gegenteil für unnötigen Schnickschnack und Zeitverlust, statt sich auf die tatsächliche Arbeit zu konzentrieren. Prozess- und Projektmanagement-Tools wie z.B. JIRA haben alles, was oben beschrieben ist – inkl. Kommentarfunktion etc. Vielleicht sollte man sich einfach etwas vom Buzzword „Social“ lösen…

  • Wenn man von professionellem Projektmanagement für umfangreiche Projekte spricht, gebe ich Ihnen recht, schaut man aber gerade in kleiner Teams sieht die Lage etwas anders aus. Hier regiert noch oft die Excel Liste zum Aufgabenmanagement, die als Hauptwerkzeug in unzähligen Versionen zwischen internen und externen Stellen hin- und herwandert. Die Kommunikation im Stile sozialer Netzwerke dabei zum Aufgabenmanagement in den Mittelpunkt zu stellen kann aus meiner Sicht hier wirklich produktiven Mehrwert bieten. Als Beispiel sehen wir in unserem Unternehmen mit 20 Mitarbeitern eine Reduktion des internen Mail Verkehrs um über 70 % und das erleichtert die Arbeit ungemein, vor allem weil viele unserer Mitarbeiter nicht direkt im Büro sondern vor Ort bei den Kunden sind. Die soziale Kommunikation bringt das gesamte Team näher zusammen und bildet so eine Art virtuellen Flurfunk. Daher sehe ich „Social“ ganz und gar nicht nur als Buzzword, sondern in vielen Konstellationen als echten Mehrwert.

  • Warum brauch ich eine Cloud wo ich doch einen eigenen Server habe – der inzwischen in jedem mittleren Betrieb auch vorhanden ist und auch per VPN – schnell und sicher zu einem WAN ausgebaut werden kann. Vorteil, ich weiss WO meine Daten sind und WER darauf zugreifen darf und WANN die Daten gesichert werden.

    Warum muss immer alles ins WEB „ausgelagert“ werden, wo doch alles was man zum Organisieren benötigt bereits auf dem PC vorhanden ist.

    Was spricht gegen eine gut organisierte Aufgabenplanung mit Office & Co ?

    Wer Office & Co. beherrscht – der hat alle Werkzeuge zur Hand, die für eine Teamarbeit notwendig ist.

    Das Problem ist doch nur dass 80% die vorhandenen Möglichkeiten nicht nutzen, weil das Wissen um diese mächtigen Pakete einfach fehlt.

  • Es ist sicher richtig, dass es nicht immer die Cloud sein muss und in manchen Fällen auch „on-premise“ auf den eigenen Servern eine Alternative sein kann. Dennoch bietet natürlich gerade „Software as a Service“ eindeutige Vorzüge für kleine und mittlere Teams, gerade wenn keine eigene Infrastruktur vorhanden ist.
    Ob Office und Co. wirklich geeignet sind, um Teams zu steuern und Aufgabenmanagement durchzuführen, liegt im Auge des Betrachters. Unsere Erfahrung im Projektmanagement zeigt, dass wirkliche Kollaboration mit Office Anwendungen nicht optimal zu gestalten ist. Häufig werden in Unternehmen Projekte mit Excel-Listen überwacht. Die Pflege und Aktualisierung kostet Zeit, die Projekt- oder Teamleiter mit wichtigeren Dingen verbringen könnten. Allerdings kommt es im Einzelfall natürlich immer auf die Anforderungen des Teams an und die persönlichen Vorlieben und Arbeitsgewohnheiten.

  • @Lothar Armbruster: Ich kann Michael Krebs nur beipflichten. Der Eigenbetrieb bringt in der Praxis dann doch allzu oft entscheidende Nachteile für die Anwender im Unternehmen mit sich.

    Die von Ihnen angesprochene VPN-Lösung zum Beispiel setzt immer einen konfigurierten VPN-Client auf dem Zugangsrechner voraus. Ein tatsächlich ortsunabhängiger Zugriff per Webbrowser gestaltet sich hierbei wesentlich unkomplizierter.

    Zudem ist der Zugriff über Smartphones oder Tablets in der Regel nicht gewährleistet, weil es keine nativen Apps dazu gibt. Der Zugriff per Mobilbrowser ist oft nur eine Krücke, die insbesondere die Möglichkeiten einer Touchoberfläche nicht berücksichtigt.

    Und meist fehlt es bei der hauseigenen IT-Abteilungen wider Erwarten dann doch an Fachwissen, so dass die Anwendung hinterher langsam läuft, es unerwartete Inkompatibilität gibt usw.

    Das Problem mit der IT-Sicherheit – Sie haben es unter anderem an der Standortfrage festgemacht – ist tatsächlich ein Faktor. Aus rechtlicher Sicht – bei Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 Bundesdatenschutzgesetz – bietet letztlich nur ein Serverstandort im EWG-Raum Rechtssicherheit. Allerdings muss man sich bei Kollaboration fragen, inwieweit überhaupt kritische Daten verarbeitet werden. Nicht immer muss eine Anwendung und die damit verbundene Datenhaltung höchsten Sicherheitsanforderungen gerecht werden.

    Als kleiner Mittelständler jedenfalls würde ich fast immer eine Cloud-Lösung dem Eigenbetrieb vorziehen, weil’s in der Regel einfacher und effektiver einsetzbar ist.

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