Case Story schreiben: Die 12-Schritte-Anleitung, um deine besten Projekte sichtbar zu machen

Du hast tolle Projekte umgesetzt. Die Zusammenarbeit war erfolgreich, die Ergebnisse stark. Nur: Niemand weiß davon. Hier kommen Case Stories ins Spiel. Das ist die lebendige, schnell erfassbare Schwester einer klassischen Case Study wie du sie von Technologieunternehmen oder aus der Wissenschaft kennst.

Case Stories lassen sich wunderbar auf der Webseite platzieren im Blog oder beim Angebot, als Deep Link in einem Whitepaper, auf Linkedin oder als Add-on in der Akquise. Ein Mulititalent also für dein Marketing und deinen Vertrieb.

Nur: Wie schreibt man eigentlich so eine Case Story? Was gehört hinein? Wie erzählt man sie so, dass sie nicht wie ein staubiger Projektbericht klingt? Gleichzeitig aber auch nicht zu werblich oder prahlerisch?

In diesem Blogartikel leite ich dich Schritt für Schritt an, wie du eine überzeugende Case Story aufbaust und gestaltest, so dass du einen guten Einblick in deine Arbeitsweise gibst, Kompetenz zeigst und dabei persönlich nahbar bleibst. Egal, ob Berater:in, Trainer:in, kreative:r Sparringspartner:in oder Unternehmer:in.

Mit dabei zwei richtig gut gemachte Beispiele aus der Praxis.

Am Ende gebe dir ich dir eine ausdruckbare 12-Schritte-Checkliste an die Hand, mit der du direkt starten kannst.

Bevor wir konkret loslegen, will ich kurz darauf eingehen, was eine Case Story genau ist, und wie sie sich von eher nüchternen Fallstudien unterscheidet.

Was ist eigentlich eine Case Story – und warum ist sie so wertvoll?

Eine Case Story ist die erzählerische Form einer Case Study, zu Deutsch Fallstudie. Früher ein klassisches PR-Instrument, um sich in den Fachmedien zu platzieren. Heute ein idealer “shareable link” für viele Situationen, um sich in die Pole Position seiner Zielgruppe im Netz zu bringen. Ein Mulititalent also für dein Marketing und deinen Vertrieb – siehe oben.

Was ist eine Case Story genau? Und wie unterscheidet sie sich von eher nüchternen Fallstudien?

• Eine Case Story ist die knackige Version eine klassischen Heldenreise nach Christoph Vogler: Dein Kunde ist der Held, du bist die Wegbegleitung in Form eines wohlmeinenden Mentors – mit Happy End natürlich.
• Eine Case Story kann mehr als eine nüchterne Case Study, wie du sie vielleicht aus Fachmagazinen kennst: Erzählerisch aufbereitet, weckt sie Emotionen und bleibt besser im Kopf. Gleichzeitig zeigt sie deine Expertise und stärkt Vertrauen.
• Eine Case Story ist auch ein Verkaufstool, ohne werberisch zu klingen. Sie hilft potenziellen Kund:innen einzuschätzen, ob du die Richtige oder der Richtige für sie bist. Deshalb solltest du die vier klassischen Elemente klar erzählen: Ausgangssituation, Herausforderung, Lösungsweg, Ergebnis.
• Wichtig: Eine Case Story darf niemals langweilig sein. Halte sie so kurz wie möglich – aber so anschaulich wie nötig. Bilder helfen dabei enorm.

Die Vorteile von gut gemachten Case Stories im Überblick:

• Sie machen Zusammenarbeit lebendig und nachvollziehbar.
• Sie zeigen, wie du arbeitest und für wen du die Richtige oder der Richtige bist.
• Sie wecken Emotionen – und bleiben deshalb besser im Kopf.
• Sie wirken wie Empfehlungen: ehrlich, unaufgeregt und überzeugend.

Klingt gut, dann tauchen wir nun tiefer in die zwölf Schritte ein.

Wie du eine starke Case Story schreibst

In zwölf Schritten entwickelst du Schritt für Schritt eine ansprechende und überzeugende Case Story. Wie bei jeder guten Geschichte kommt das Konzept vor dem Schreiben.

Eine gute Case Story endet nicht mit der Veröffentlichung auf der Webseite, sondern wird idealerweise an den „Lagerfeuern“ deiner Community weitererzählt: In Fachpublikationen, auf Konferenzen oder persönlichen Gesprächen.

1. Wähle deinen Helden oder deine Heldin

Folgende vier Kriterien qualifizieren Kund:innen als Held:innen:

• Es sollte ein:e absolute Wunschkund:in sein, also ein Mensch bzw. ein Unternehmen, mit dem du richtig gut und gerne zusammengearbeitet hast und von denen du unbedingt mehr möchtest.
• In diesem Auftrag hast du deine:n Auftraggeber:in zum begeisterten Fan gemacht.
• Die Teilnehmenden, Mitarbeitenden sind zu Hochform aufgelaufen, und du konntest dein volles Potenzial ausschöpfen.
• Es gibt konkrete und vorzeigbare Ergebnisse, die Lust auf mehr machen.

2. Dokumentiere den Prozess von Anfang an

Eine gute Case Story beginnt schon mit der Auftragserteilung.

• Spätestens wenn der Auftrag erteilt worden ist, solltest du stichpunktartig Notizen zum laufenden Projekt machen, z.B. mit dem Heldenreise Canvas.
• Nicht jede Reise wird sich am Ende für eine Case Story eignen. Aber wenn es ein guter Case ist, wird dir das Erstellen am Ende sehr viel leichter fallen.
• Manchmal sind es witzige oder beinahe nebensächliche Details, können später Goldwert sein. An diese erinnert man sich im Nachhinein eher nicht mehr. Daher: Besser von Anfang an mitschreiben.
• Auch abgeschlossene Projekte kannst du so noch einmal rekonstruieren – konzentriere dich auf die Highlights.

3. Eine ansprechende Case Story ist Teamwork

Nun sammelst du Antworten auf die nachfolgenden Fragen:

• Was war die Ausgangssituation?
• Was war die Herausforderung am Anfang?
• Wie haben sie den Prozess der Zusammenarbeit mit dir erlebt?
• Was waren die Schlüsselmomente?
• Was waren Hürden, die sie mit dir gemeistert haben?
• Welche konkreten Veränderungen, Ergebnisse haben sie durch die Arbeit mit Ihnen erreicht?
• Was wurde zum ersten Mal möglich? (DIE Powerfrage!)

Hole dir auch die Perspektive deines Kunden ein – zu Beginn der Auftragsklärung, zwischendurch und nach Abschluss des Auftrags.

Ob schriftlich oder im Gespräch – lass die Stimme deiner Kund:innen einfließen. Einzelne Aussagen kannst du später als Highlight-Zitate in deiner Case Story verwenden und machen diese lebendig.

4. Baue deine Case Story klassisch auf

Eine Case Story hat typischerweise die folgenden vier Blöcke (in Klammern das Pendant im Heldenreisekonzept nach Vogler):

• Problem (Gewohnte Welt) → Was war die Situation vor dem Projekt?
• Herausforderung (Ruf des Abenteuer und erste Prüfungen) → Wo lagen die größten Stolpersteine?
• Lösung (Annäherung, entscheidende Prüfung) → Wie habt ihr gemeinsam die Herausforderung gemeistert?
• Ergebnis (Belohnung, letzte Verwandlung) → Was ist jetzt besser? Was wurde möglich?

5. Fokussiere dich auf drei Highlights im Lösungsabschnitt

Überlege und notiere stichpunktartig bei der Lösungsphase:

• Welche drei Momente waren die emotionalsten oder wichtigsten?
• Wo hast du den größten Unterschied gemacht?

Diese Momente veranschaulichen besonders, wie du deine:n Kund:in gut durch den Prozess navigiert hast und welchen Anteil du an den konkreten Ergebnissen hast. Im Idealfall bist bzw. warst du unverzichtbar.

6. Lass dich inspirieren

Hier zwei Beispiele von Beratungsagenturen, die ihre Cases Stories ansprechend und übersichtlich aufbereitet haben. Schau dir an, wie dort Struktur und Story zusammenwirken und kupfere frei nach der Devise „Steal like an artist“ ab, was dir zusagt.

7. Schreibe den „first shitty draft“

Nachdem du den Prozess der Zusammenarbeit gut vorstrukturiert haben, geht es ans Schreiben.

• Leg los, als würdest du einem Lieblingskunden von der Zusammenarbeit erzählen.
• Locker, offen, unperfekt. Das ist der erste Entwurf – hier muss nichts glänzen.
• Je schneller du schreibst, desto authentischer wird die Geschichte.
• Vielleicht startest du auch erst einmal mit eienr Sprachnachricht, die du im Anschluss transkribierst.

Ich schreibe bewusst „shitty draft“, weil dieser erste Text nicht einmal annähernd druckreif sein darf. Niemand außer dir selbst wird diese Version je zu Gesicht bekommen. Umgekehrt gilt: Ist er schon vorzeigbar, hast du zu viel Zeit investiert.

8. Überarbeite deinen ersten Entwurf

Im nächsten Schritt „frisierst“ du den shitty first draft.

• Fehler raus
• Füllwörter streichen
• Überflüssiges kürzen
• Kürzen, kürzen, kürzen.

Faustregel: So kurz wie möglich, so lebendig wie nötig.

9. Visualisiere deine Case Story

Ideen für die übersichtliche Gestaltung in Wort und Bild:

• Tabellen
• Infografiken
• Fotos aus dem Prozess („behind the scenes“)
• Bilder von den Ergebnissen in Form von Grafiken
• Icons für bestimmte Abschnitte
• Sketchnotes
• Foto von Ansprechpartner:in
• Hervorgehobene Zitate
• Überschriften schaffen Struktur und sorgen für Übersichtlichkeit
• Achte auf dein Branding

10. Für Scanner-Persönlichkeiten lesbar machen

Viele Leser:innen überfliegen zuerst. Hilf ihnen dabei, die Inhalte schnell erfassbar zu machen:

• Nutze sprechende Überschriften (z. B. statt „Herausforderung“ → „Als plötzlich alles stillstand…“)
• Schreibe eine kurze Zusammenfassung zu Beginn
• Finde einen Titel, der neugierig macht

Hier zwei Beispiele von TLGG und qundg.de – du erkennst auf den ersten Blick an Bild und Sprache, die unterschiedlichen Marken bzw. Absender.

11. Lass dir deine Case Story freigeben

Ohne die Zustimmung deines Kunden geht nichts. Je früher du den Kunden einbindest, desto reibungsloser läuft die Freigabe.

Es gibt mehrere Abstufungen der Freigabe:

• Anonyme Freigabe. Manchmal kann es sein, dass Kund:innen nicht mit Namen genannt werden wollen, dann ist es besser die Case Story anonymisiert zu veröffentlichen als gar nicht.
• Freigabe mit Firmenname. Nice to have: Logo.
• Freigabe mit Namen des Unternehmens und deines Ansprechpartners, deiner Ansprechpartnerin. Nice to have: Foto.
• Super Nice-to-have: Frage im Zuge der Freigabe auch nach, ob du die Kontaktdaten an potenzielle Kund:innen weitergeben darfst, damit sich diese persönlich eine Referenz einholen können.

12. Teile deine Case Story aktiv

Nutze die fertige Story:

• Auf deiner Webseite (eigene Rubrik für Cases!)
• Auf Angebotsseiten als Beleg für deine Lösungskompetenz
• In Fachmagazinen, auf Events, in Präsentationen

Gute Case Stories ziehen mehr Wunschkund:innen an und stärken deine Marke.

Deine Arbeit ist es wert, erzählt zu werden

Case Stories sind mehr als Projektberichte oder platte Werbung.

• Sie zeigen deine Haltung, deinen Stil und den konkreten Mehrwert, den eine Zusammenarbeit mit dir bringt. Würdest du das nicht tun, könnte man fast sagen, das ist unterlassene Hilfeleistung!
• Case Stories machen greifbar, was dich auszeichnet – und laden potenzielle Kund:innen ein, sich mit dir und deiner Arbeitsweise zu identifizieren.
• Sie erleichtern dir das Sprechen und Schreiben über deine Arbeit. Denn die Menschen liebe gute Geschichten.

Jetzt bist du dran: Deine Case Story wartet darauf, erzählt zu werden.

Reflexionsfragen für den Start

• Welches Projekt eignet sich für deine erste Case Story?
• Welche Kundin oder welcher Kunde war begeistert von der Zusammenarbeit?
• Was wurde durch diese Zusammenarbeit erstmals möglich?
• Wer könnte von genau dieser Geschichte inspiriert werden?

Nimm dir 10 Minuten und notiere die ersten Ideen. Der Rest ergibt sich beim Schreiben.

Hol dir die Checkliste für deinen Schreibtisch

Damit du beim Schreiben jederzeit den roten Faden parat hast, habe ich dir die 12-Schritte-Checkliste als PDF zum Ausdrucken vorbereitet.

So verlierst du beim Schreiben nie den Überblick.

[Checkliste hier herunterladen]